Työkaluja toiminnan kehittämistyöpajoihin

Ihmiset ovat motivoituneempia kehittämään toimintaa, kun he kokevat pääsevänsä sanomaan mielipiteensä. Usein on hyvä kutsua koolle osallistava työpaja, kun tarvitaan muiden mielipidettä kehittämisessä.

Luovuutta ja mielikuvitusta saa mielellään käyttää ihmisten osallistamisessa. On myös olemassa paljon valmiita menetelmiä ja fasilitointityökaluja, joista voi olla apua. Suunnitteluun kannattaa panostaa: kun käytät erilaisia aktivointitapoja, luovat ideat pääsevät parhaiten esille. Vaihteleva työtapa myös virkistää, ja ihmiset kokevat toiminnan kehittämisen mielekkäämmäksi.

Tässä esiteltyjen työkalujen avulla voit kehittää vapaaehtoistoiminnan eri osa-alueita ja pohtia onnistumista ja tavoitteita missä vaiheessa vapaaehtoistoiminnan kehittämisprosessia tahansa. Kehittämistyökaluja voi hyödyntää myös mm. arvioinnissa tai mittareiden luomisessa. Esimerkiksi:

  • Mitä vapaaehtoiset voivat tehdä?
  • Miten vapaaehtoistoimintaa voidaan mitata?
  • Mitkä ovat vapaaehtoistoiminnan tavoitteet ensi vuodelle?
  • Mitkä käytännöt ovat tällä hetkellä ongelmallisia, ja mitä niille voisi tehdä?

Ensin kannattaa määritellä työpajan tavoite: mitä tietoa, ideoita tai mielipiteitä haetaan? Sen jälkeen voit ideoida, miten näitä voi pajassa käsitellä ja millä aikataululla.

Haasteena voi olla, että ihmiset ovat arjessa kiireisiä eivätkä ehtisi osallistua tai keskittyä työpajaan. Motivoinnissakin voi auttaa lupaus siitä, että tiedossa ei ole perinteinen kokous kalvosulkeisineen. Myös lupaus tarjoilusta usein auttaa ihmisten mukaan houkuttelemisessa.

Kirjoittaen, keskustellen, piirtäen ja liikkuen

Kannattaa miettiä aiheen käsittelyyn sopivat menetelmät, niin että kokous tai projekti pysyy aikaraameissa, ja kaikkien ideat pääsevät parhaiten esille. On hyvä hyödyntää monipuolisia menetelmiä kirjallisista suullisiin, kuvallisiin ja liikkeellisiin. Hyvä valmistautuminen auttaa, niin että saat innostettua ihmiset osallistumaan.

Menetelmän valinta riippuu myös siitä, missä kohtaa asian kehittämistä olette. Alkuvaiheessa kannattaa valita menetelmä, jossa hulluimmatkin ideat saavat kukkia. Jatkotyöstössä tarvitaan menetelmää, joka ohjaa työskentelyä tiukemmin.

Voit käsitellä asioita esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

  • Osallistujat kirjoittavat ideoita yksin lapuille.
  • Osallistujat ideoivat pareittain.
  • Osallistujat vastaavat yksin, pareittain tai pienryhmissä ennalta määriteltyihin kysymyksiin.
  • Osallistujat äänestävät asioista.
  • Ideointi voi olla vapaata, ja voitte käyttää apuna fläppitauluja, piirtämistä tai wikisuunnittelua kuvien tai esineiden avulla.
  • Voit hyödyntää erilaisia ideaformaatteja: tavoite-nykytila-menetelmät; tulevaisuusverstas; swot; nelikentät.
  • Osallistujat voivat ilmaista mielipiteensä liikkumalla tilassa. Ohjaaja voi esimerkiksi esittää väitteitä, ja samaa mieltä olevat osallistujat asettuvat toiseen päähän huonetta, eri mieltä olevat toiseen päähän. Epävarmat asettuvat ääripäiden välille.

Lisää ideoita löydät esimerkiksi koosteista, joihin on kerätty erilaisia fasilitointimenetelmiä. Ks. esimerkiksi Fasilitaattorin työkirja (pdf. kepa.fi)

Samassa pajassa kannattaa hyödyntää erilaisia menetelmiä, jotta kaikki osallistujat pääsevät mukavuusalueelleen. Esimerkiksi pääkaupunkiseudun kierrätyskeskuksessa kunkin kaupan vastuuhenkilöt pohtivat roolitehtävässä, miten he toimisivat eri tilanteissa. Osallistujien piti muun muassa miettiä osastovastaavan roolista käsin, miten he reagoisivat, jos vapaaehtoinen tulisi esittämään idean siitä, miten tuotteita saisi paremmin esille. Tehtävänä oli miettiä, mitä kukin tilanteessa ajattelisi ja sanoisi tai miten toimisi. Vastauksissa tuli esille kauppojen prosesseja: miten kehitysehdotukset ja palaute parhaiten menevät eteenpäin, ja kenen vastuulle kuuluu mitäkin. Näiden kertaus vapaaehtoistoiminnan näkökulmasta oli hyödyllistä. Työpajasta saatiin paljon hyötyä vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen. Lisäksi työpajamenetelmiä lähdettiin kehittämään myös muussa Kierrätyskeskuksen toiminnassa.

Tuloksena paljon ideoita

Kun käytät monipuolisia menetelmiä ihmisten ideoiden keräämisessä, lopputulos on usein, että ideoista on runsaudenpula. On kuitenkin helpompi karsia kuin nyhjäistä tyhjästä! Kun ihmiset innostuvat, hyvin suunniteltuakin työpajaa voi olla aluksi vaikea pitää aikataulussa. Usein täytyy siirtyä eteenpäin, vaikka asiaa vielä olisi, ja palata tarvittaessa myöhemmin aiheeseen. Työpajan lopuksi on hyvä sopia, miten jatkossa toimitaan.

 

Sivun ylläpidosta vastaa Lapin sosiaali- ja terveysturvayhdistys ry.


Muokattu viimeksi: 29.06.2017