Vinkkejä vapaaehtoistoiminnan tilastointiin

Tältä sivulta löydät monipuolista tietoa vapaaehtoistoiminnan tilastoinnista:

Miksi vapaaehtoistyötä kannattaa tilastoida?

Vapaaehtoistyöllä tuotetaan monenlaista hyvää yhteiskuntaan, ja sillä on myös merkittävää kansantaloudellista arvoa. Esittämällä tarkkaa tietoa vapaaehtoistyön määrästä ja arvosta tuodaan tunnetuksi sen yhteiskunnallista merkitystä ja lisätään vapaaehtoistyön arvostusta.

Myös organisaatiot itse tarvitsevat tilastoitua tietoa vapaaehtoistyön määrästä ja laadusta voidakseen paremmin suunnitella toimintaansa. Tieto auttaa toiminnan kehittämisessä, resurssien kohdentamisessa sekä rahoituksen hakemisessa. Tilastotiedon avulla on mahdollista vertailla esimerkiksi samankaltaisia toimijoita tai eri toimintavuosia. Vapaaehtoistyön arvon noteeraaminen on myös kiitos vapaaehtoiselle itselleen.

Miten kerätä tietoa?

Vapaaehtoistyötä koskevan tiedon keruu käy sujuvimmin, kun heti vuoden alussa on tiedossa, mitä tietoa kerätään, ja seurattavat muuttujat pysyvät lähes muuttumattomina vuodesta toiseen. On myös hyvä muistaa, että tehdyn vapaaehtoistyön ylöskirjaaminen on osa vapaaehtoistehtävää ja vapaaehtoistyön ohjaajan toimenkuvaa.

Yksi tapa kerätä tietoa vapaaehtoistyöstä on kohdentaa säännölliset kyselyt vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöille tai ohjaajille. Näin on etenkin silloin, kun vapaaehtoistyö on ohjattua ja tapahtuu ryhmissä tiettyinä ajankohtina. Ohjaaja kirjaa tietoja ylös pitkin vuotta etukäteen sovitulla tavalla. Toimintatilastoja voi pyytää ohjaajilta yksinkertaisen verkkolomakkeen avulla (esim. Webropol).

Jos vapaaehtoiset työskentelevät itsenäisesti valitseminaan ajankohtina, kannattaa kysely tehdystä vapaaehtoistyöstä ohjata suoraan heille. Tiedonkeruuta voi helpottaa esimerkiksi vapaaehtoisille jaettavilla tuntikorteilla. Kortteihin kirjatut tunnit voi ilmoittaa suoraan ohjaajalle tai verkkolomakkeen avulla. Kun tuot yhteisön viestinnässä esille vapaaehtoistoimintaa koskevaa tilastotietoa sekä toiminnan tuloksia, tämä kannustaa vapaaehtoisia tiedonkeruuseen.

Mitä tietoa tarvitaan?

Se, mitä tietoa vapaaehtoistyöstä kerätään, riippuu toiminnan tavoitteista ja on siksi organisaatiokohtaista. Siksi kannattaakin ensin miettiä, mihin vapaaehtoistoiminnalla pyritään, ja miten tämän tavoitteen toteutumista voitaisiin seurata. Myös mahdolliset rahoittajat ja yhteistyökumppanit vaikuttavat mittareihin.

Käytännössä vapaaehtoistyön määrän tarkka seuranta voi olla työlästä ja jopa mahdotonta, joten kannattaa valita seurantaan muuttujia, joita on helppo seurata, ja tyytyä hyvään arvioon tehdyn vapaaehtoistyön määrästä.

Yksinkertaisuudessaan tilastoitavat muuttujat voivat olla vaikka seuraavan esimerkin kaltaiset:

  • Vapaaehtoisten määrä (säännölliset / satunnaiset)
  • Vapaaehtoistehtävät
  • Vapaaehtoisten tekemä työmäärä (h / kk)
  • Vapaaehtoistyön organisointiin osallistuneet henkilöt (lukumäärä)
  • Vapaaehtoistyön organisointiin käytetyt työtunnit
  • Vapaaehtoiselle maksetut kulukorvaukset (esimerkiksi matkakulut)

Vapaaehtoistoiminnan vaikutus hyvinvointiin

Vapaaehtoistoiminnalla katsotaan olevan monenlaisia positiivisia vaikutuksia niin vapaaehtoiseen itseensä, vapaaehtoistoiminnan kohteeseen kuin taustaorganisaatioonkin. Näiden mittaaminen ei aina ole yksinkertaista, mutta vaikutusten selvittäminen on vaivansa arvoista.

Vapaaehtoistoiminnan vaikutuksia vapaaehtoisen omaan elämänlaatuun voi tiedustella suoraan vapaaehtoiselta itseltään. Voit esimerkiksi kysyä yksinkertaisesti yhdellä avoimella kysymyksellä, miten toimintaan osallistuminen on vaikuttanut vapaaehtoisen hyvinvointiin.

Vapaaehtoistoimintaa organisoivalle riittää usein tieto siitä, että vapaaehtoiselle on ollut osallistumisesta iloa. Maailmalla on kuitenkin selvitelty kaikenlaista. Eräässä amerikkalaistutkimuksessa esimerkiksi saatiin selville, että vapaaehtoistoiminta oli vaikuttanut myönteisesti vapaaehtoisten painonhallintaan ja seksielämään.

Kyselyillä ja haastatteluilla voidaan seurata lisäksi esimerkiksi palkattujen työntekijöiden asenteita vapaaehtoistyötä kohtaan sekä vapaaehtoisen oppimiskokemuksia ja käsityksiä omista vaikutusmahdollisuuksista.

Vapaaehtoistyön taloudellinen arvo

Vapaaehtoistoiminnan kaikkia myönteisiä vaikutuksia voi olla vaikea mitata. Sen sijaan vapaaehtoistoiminnan taloudellinen arvo voidaan arvioida, jos tiedossa on organisaation vapaaehtoisten lukumäärä sekä arvio tehdyn vapaaehtoistyön määrästä. Kun käytössä on tietoa vapaaehtoistyön arvosta, pystytään perustelemaan panostuksia vapaaehtoistoimintaan. Yhteisön vapaaehtoistoiminnan tunnusluvut voidaan määritellä esimerkiksi seuraavasti:

Esimerkkinä organisaatiossa x on sata vapaaehtoista, joista kukin tekee kymmenen tuntia vapaaehtoistyötä kuukaudessa. Vuodessa vapaaehtoistyötä tehdään siis 12 000 tuntia, eli yhteensä 6,4 henkilötyövuotta (12000/251/7,5). Mikäli vapaaehtoistyötunnin hinnaksi määritellään vaikkapa 10 €/h, saadaan vapaaehtoistyön arvoksi yhteensä 120 000 € (10*12000).

Vapaaehtoistyön kustannukset

Vapaaehtoistyön organisoinnista aiheutuu yhteisölle aina myös kustannuksia. Useimmiten nämä kustannukset kuitenkin tuottavat itsensä takaisin, kun toiminnan kehittämiseksi tehdään työtä. Kustannukset voidaan lajitella karkeasti kolmeen:

  • suorat kustannukset, kuten matkakorvaukset ja muut kulukorvaukset
  • kiinteät suorat kustannukset, kuten panostukset atk-järjestelmään sekä muut hankinnat
  • epäsuorat kustannukset, kuten vapaaehtoistoiminnan organisointiin ja viestintään tarvitut henkilöstökulut

On hyvä muistaa, että se, miten hyvin vapaaehtoinen viihtyy ja kuinka kauan hän jatkaa samassa organisaatiossa, vaikuttaa sekä vapaaehtoistoiminnan kustannuksiin että toiminnasta koituviin positiivisiin vaikutuksiin. Vapaaehtoinen tarvitsee usein saman perehdytyksen ja ohjauksen riippumatta siitä, viihtyykö hän tehtävissään viikon vai useampia vuosia. Ks. myös kohta 4.5. Motivointi ja sitouttaminen.

Seuraavassa esimerkissä on arvioitu vapaaehtoistoiminnan organisointiin tarvittavia henkilöstökuluja.

Vapaaehtoistoiminnan ohjaukseen osallistui vuoden aikana 13 työntekijää esimerkkiorganisaatiostamme. Vapaaehtoistoiminnan organisointiin käytettiin yhteensä 1170 työtuntia eli 0,6 henkilötyövuotta. Oletetaan, että kyseisellä alalla keskimääräinen kuukausipalkka sivukuluineen on 2 500 €. Vuodessa vapaaehtoistoiminnan ohjaamisen kustannukset ovat siis 18 645 € (0,6*12*2500 €). Yhden vapaaehtoistyötunnin kustannuksiksi organisaatiolle tulee 1,55 € (18 645 €/12 000 h).

Miten esittää tietoa?

Monet vapaaehtoistyötä teettävät organisaatiot nostavat kiitettävästi vapaaehtoistyön esille vuosikertomuksissaan. Tilastotietoa esitetään totutusti pylväillä ja piirakoilla, mutta viestintää suunnitellessa voi myös päästää mielikuvituksen liikkeelle. Esimerkiksi:

Tilastoinnin käytännön haasteita

Vapaaehtoistoiminnan tilastointiin liittyy myös haasteita. Tietysti olisi sitä parempi, mitä enemmän tietoa saataisiin. Käytännössä joudutaan kuitenkin usein tekemään kompromisseja, koska tiedon kerääminen ei aina mene ihannemallin mukaan.

Aikaa kannattaa varata sekä suunnitteluun että varsinkin jalkautukseen. On hyvä varautua siihen, että ihmisten motivointi on pitkä prosessi. Varsinkin organisaatiossa, jossa vapaaehtoistyötä on tehty pitkään, mutta tilastointia vasta aloitetaan, motivointiin kannattaa panostaa. Ihmiset tarvitsevat perusteluja, mitä kaikkea hyötyä tilastoinnista on, ja miten sen avulla voidaan kehittää toimintaa, mahdollisesti myös saada ulkopuolista rahoitusta.

Saatat myös joutua kokeilemaan useampia tapoja kerätä tietoa. Jos jokin tapa ei toimi, kannattaa kenties kokeilla jotain muuta. Vapaaehtoistoiminta on monille hauska harrastus, johon ei ajatella kuuluvan ns. tylsiä velvollisuuksia, kuten raportointia. Tietoa tehdystä vapaaehtoistyöstä saattaakin olla järkevää kerätä sellaisella tavalla, joka kuormittaa itse vapaaehtoisia mahdollisimman vähän, jos tietoa tuntuu olevan muuten vaikea saada.

Voit miettiä, mikä olisi sinun yhteisöösi sopivin tapa kerätä tietoa. Onko toimivampaa, että tunnit merkitsee ylös vapaaehtoinen itse vai työntekijä? On myös hyvä pohtia, millä tarkkuudella haluat kerätä tietoa. Sen jälkeen voit miettiä sopivat kysymykset. Usein joudutaan tasapainottelemaan yksityiskohtaisuuden kanssa: tietysti olisi mukava saada muutakin tietoa kuin pelkät tuntimäärät, mutta mitä enemmän raportointia vapaaehtoisilta pyydetään, sitä todennäköisempää on, ettei osa jaksa raportoida mitään.

Ommeltujen oravien tilastointia

Voi myös olla, että on helpompi kerätä tietoa tuntimäärien sijaan jostakin muusta, esimerkiksi vapaaehtoisten tuotoksista.

Kun pääkaupunkiseudun kierrätyskeskuksessa lähdettiin kehittämään tilastointia, pohdittiin ensiksi, mitä halutaan tilastoida, ja mihin tietoa käytetään. Monia asioita olisi kiinnostava seurata, mutta tiedon keräämiseen menee aina aikaa. Siksi oli tärkeä pohtia, minkälaisen tiedon kerääminen on järkevää.

Kierrätyskeskuksessa päädyttiin keräämään tietoa käytettyjen ruokalipukkeiden avulla. Yli viiden tunnin vapaaehtoistyörupeamasta tarjotaan vapaaehtoiselle ruoka, ja nämä ruokailut kirjataan ylös toimipisteissä. Siksi helpoin tapa seurata paikan päällä tehdyn vapaaehtoistyön määrää on laskea ruokalipukkeiden määrä. Vaikka kaikki vapaaehtoiset eivät toki tee vapaaehtoistyötä aina viittä tuntia kerrallaan, saadaan ruokaliput laskemalla jo hyvä yleiskäsitys vapaaehtoistuntien määrästä.

Hankalampaa vapaaehtoistoiminnan tilastointi on niiden vapaaehtoisten kohdalla, jotka tekevät vapaaehtoistyötä muualla kuin toimipisteissä, esimerkiksi kotona. Etävapaaehtoisten tuntien tilastointiin kokeiltiin Kierrätyskeskuksessa tuntiseurantakirjasen käyttöä. Ajatuksena oli, että vapaaehtoinen voi kirjata tekemänsä tuntimäärän pieneen kirjaseen ja palauttaa sen vapaaehtoistoiminnan koordinaattorille. Vapaaehtoistunteja oli mahdollista ilmoittaa myös lomakkeella internetissä. Käytännössä kuitenkin vain harvat vapaaehtoiset kirjasivat tuntejaan ylös, joten kirjasesta ja lomakkeesta luovuttiin.

Lopulta näiden tehtävien tilastoinnissa päädyttiin siihen, että tiettyjä vapaaehtoistehtäviä ei yritetäkään tilastoida ajallisesti, vaan tuotoksina. On aivan yhtä kiinnostavaa tietää, kuinka monta Lennu Liito-oravaa vapaaehtoiset ovat ommelleet ympäristökoulu Polulle, kuin kuinka paljon tunteja heiltä on mennyt ompelemiseen. Meidän on myös helpompi seurata vapaaehtoistoimintaa tällä tavalla: aina kun joku palauttaa meille Lennuja, kirjaamme palautuksen omaan taulukkoonsa.

Toki erilaiset mittarit eri tehtävissä eivät ole yhteismitallisia. Jos halutaan sovittaa erilaisia tilastoja yhteen, täytyy nähdä vähän enemmän vaivaa; esimerkiksi arvioida, kuinka paljon aikaa yhden Lennun ompelemiseen keskimäärin kuluu. Mutta tämä ei loppujen lopuksi ole kovin monimutkaista. Tärkeintä on, että toiminnasta saadaan tilastoitua tietoa.

Selkeät käytännöt helpottavat tilastointia

Jos erilaisia tehtäviä tilastoidaan erikseen, on tärkeää päättää selkeästi, mihin tilastoon mikäkin tehtävä merkitään, jottei samoja tunteja tai tuotoksia tule tilastoitua moneen kertaan. Onko esimerkiksi Lennu Liito-oravan kaavojen laatiminen ympäristökasvatuksen vai asiantuntijavapaaehtoisten vapaaehtoistoimintaa? Tässäkin yhtenäiset sovitut käytännöt auttavat.

Jos vapaaehtoistehtäviä tehdään monessa eri toimipisteessä tai vaikkapa erilaisissa tapahtumissa, on tärkeää sopia, kuka on vastuussa tulosten kirjaamisesta, jotta asia ei unohdu. Esimerkiksi Kierrätyskeskuksessa vapaaehtoistoiminnan koordinaattori on se, jonka vastuulla on kerätä kaikki kertyneet tilastot yhteen puolen vuoden välein.

 

Sivun ylläpidosta vastaa Lapin sosiaali- ja terveysturvayhdistys ry.


Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Muokattu viimeksi: 29.06.2017